Program umożliwia dodawanie dwóch typów użytkowników, które różnią się stopniem uprawnień. Dodając nowego użytkownika należy podać jego imię i nazwisko, oraz e-mail (który jest także loginem) i hasło (to samo dwukrotnie, by uniknąć pomyłek). Od razu można określić czy użytkownik ten ma mieć prawa administratora czy nie (redaktor) oraz czy konto ma być aktywne. Jeśli konto nie jest oznaczone jako aktywne nie będzie można zalogować się do programu.
Na wykazie użytkowników widać e-mail, imię oraz nazwisko, datę rejestracji oraz datę ostatnich zmian danych użytkownika. Można skasować konto, dezaktywować lub aktywować poprzez kliknięcie ikony aktywności. Administratorzy oznaczeni są ikoną. Najechanie kursorem myszy na ikonie powoduje wyświetlenie podpowiedzi z jej znaczeniem.
Ze względów bezpieczeństwa program uniemożliwia skasowanie własnego konta.
Redaktora można uprawnić do używania modułów. Upoważnienie dotyczy wszystkich modułów jednocześnie i w każdej chwili może zostać wycofane. Redaktor nie może aktywować żadnego modułu i może korzystać tylko z aktywnych.
Aby aktywować dodatkowe uprawnienia do obsługi modułów należy kliknąć ikonę uprawnień. Po kliknięciu ikona zmieni się. Ponowne kliknięcie wyłączy uprawnienia.
Od wersji 5.12 program przypomina i informuje o sile wybranego hasła. Hasło powinno mieć minimum 8 znaków, małe i duże litery, cyfry oraz znaki specjalne. To zalecenie, nie wymóg programu. Czyli program nie zablokuje próby zapisania słabszego hasła.
MegaBIP to program (CMS) do tworzenia i prowadzenia strony podmiotowej BIP. Jest zgodny z przepisami i bezpłatny w podstawowej wersji.