Edytuj stronę / wykaz stron
W tej sekcji domyślnie wyświetlana jest lista wszystkich aktualnych stron i podstron BIP. Program umożliwia tworzenie stron na trzech poziomach zagłębienia: strony, podstrony i ich podstrony.
Obok nazwy strony (1) wyświetlana jest w nawiasie liczba odwiedzin tej strony, zaś pod spodem data jej utworzenia. Podczas instalacji program automatycznie tworzy podstawową, przewidzianą prawem jako obowiązkową strukturę strony BIP, czyli zakłada obowiązkowe podstrony, ale NIE wypełnia ich treścią.
Uchwycenie pozycji menu (2) umożlwia zmianę kolejności stron poprzez przesunięcie pozycji na właściwe miejsce (drag&drop).
W programie / na stronie podmiotowej dostępne są trzy dodatkowe strony, nieobecne w głównym menu - Zastrzeżenia prawne, Mapa strony oraz Instrukcja korzystania z BIP (3). Strony te są tworzone automatycznie przy instalacji i są wymaganymi prawem podstronami BIP
Kliknięcie na małej ikonce "i" (4) wyświetli okno z dodatkowymi informacjami. Pod wykazem stron dostępna jest legenda (5) opisująca znaczenie poszczególnych ikon w tabeli.
Aby edytować stronę - kliknij jej nazwę. Aby przejść do jej podstron - kliknij odpowiednią strzałkę. Aby skasować stronę (przenieść do rejestru stron usuniętych) kliknij ikonę kasowania. Uwaga: niektórych stron nie wolno kasować i program zablokuje ich kasowanie. Aby zmienić kolejność stron w menu - kliknij i przytrzymaj pozycję, a następnie przesuń ją na właściwe miejsce.
Przy edycji treści strony niezbędne jest podanie powodu wprowadzenia tej zmiany. Program zablokuje próbę dokonania zmian bez podania powodu.
Dodaj stronę
Nową stronę można dodać na jednym z trzech poziomów. Jeśli ma to być podstrona należy z rozwijarki wybrać jej stronę nadrzędną. "Brak" strony nadrzędnej oznacza, że strona ma zostać opublikowana w głównym menu (na pierwszym poziomie zagłębienia).
Strona ma nazwę, pod którą pojawi się w menu i mapie strony oraz tytuł i treść. Każda strona musi też zostać opatrzona datą wytworzenia dokumentu oraz imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej ten dokument. Program automatycznie doda datę publikacji oraz imię i nazwisko osoby publikującej. Dane te pojawią się w metryczce dokumentu.
Datę dokumentu wskazuje się w rozwijanym automatycznie kalendarzu (3)
Uwaga: strony systemowe jak mapa strony czy rejestry (zmian i stron usuniętych) generowane są automatycznie. Można do nich dopisać własne treści.
Można dodać dodatkowo nazwę strony do "ładnych linków" (1) - funkcja ta nie jest dostępna w wersji bezpłatnej.
Program wyposażony jest w podpowiedzi wyświetlane po najechaniu kursorem myszy na ikonę "?".
Przy wpisywaniu treści pomaga edytor typu WYSIWYG (5), który jest omówiony szczegółowo w innej części instrukcji. Pole przeznaczone na treść można dowolnie rozciągnąć poprzez uchwycenie znacznika (4).
Separatory w menu
Menu można „porządkować” poprzez optyczne dzielenie go na części/sekcje. Do tego służą separatory, które można dodać na każdym poziomie w menu. Aby dodać separator wystarczy kliknąć odnośnik „Dodaj separator w menu”. Separatory są odpowiednio oznaczone w wykazie stron i można zmieniać ich pozycję tak samo jak stron (drag&drop).
Separator nie stanowi treści strony BIP zatem po skasowaniu nie jest archiwizowany. Wygląd separatorów definiuje się w arkuszu stylów CSS szablonu strony.
Logi systemowe
Zgodnie z przepisami każde logowanie i każda próba logowania do panelu edycyjnego strony podmiotowej BIP jest zapisywana w logach. Aby wyświetlić logi z danego dnia trzeba dzień ten wskazać - można go wybrać w takim samym automatycznym kalendarzu jak przydodawaniu/edycji strony.
Dane zapisywane w logach:
- każde bezbłędne logowanie: imię i nazwisko logującej się osoby, jej e-mail, dokłady czas logowania (z dokładnością do sekund), adres URL oraz nazwa hosta, z którego nastąpiło logowanie
- logowanie nieudane z powodu podania błędnego hasła (ale dobrego loginu) - dane jw.
- logowanie nieudane z powodu podania błędnego loginu - dane jw. z wyjątkiem imienia i nazwiska
- próba logowania bez podania loginu i hasła - dane jw. z wyjątkiem imienia i nazwiska oraz e-maila
Kopia bezpieczeństwa
Wszystkie dane przechowywane w bazie oraz pliki z katalogu "pliki" są archiwizowane (na żądanie) w pliku .zip. Aby wykonać kopię wystarczy kliknąć klawisz "Wykonaj kopię bezpieczeństwa".
Po wykonaniu kopii program poinformuje o możliwości jej pobrania oraz usunięcia (skasowania) z serwera. Przechowywanie pliku z kopią na serwerze nie jest bezpieczne, dlatego po pobraniu plik należy usunąć poprzez kliknięcie odpowiedniego klawisza.
Moduły dodatkowe
Program jest wyposażony w dodatkowe moduły, które można aktywować w razie potrzeby. Funkcjonalność ta nie jest wymagana przez przepisy. Po aktywowaniu podstrony modułów stają się częścią BIP i podlegają odpowiednim przepisom, zatem ich treści są w odpowiedni sposób przechowywane, archiwizowane i ewidencjonowane przez program.
W wersji FREE i LIGHT z zasady nie ma modułów dodatkowych, jednak udostępniamy możliwość publikacji jednego przetargu i jednego konkursu aby można dokładnie przetestować te moduły.
Dostępnych jest sześć modułów dodatkowych:
1. Kontakt publikuje na stronie BIP formularz kontaktowy (zabezpieczony przed spamowaniem) dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości do redaktorów BIP bezpośrednio przez stronę.
Domyślnie wiadomości trafiają na główny adres strony czyli ten podany podczas instalacji i rejestracji programu. Jednak w module można w każdej chwili podać inny adres. Zapisane pustego pola spowoduje wykasowanie podanego adresu i powrót do ustawień domyślnych.
2. Zbiorczy rejestr zmian wyposaża stronę BIP w dodatkową podstronę, na której automatycznie gromadzone są / ewidencjonowane są wszystkie zmianywprowadzane do BIP. MegaBIP publikuje rejestr zmian każdej strony na każdej podstronie, zatem zbiorczy rejestr nie jest potrzebny. Jednak czasem audytor wymaga takiej funkcjonalności i wówczas wystarczy włączyć tę opcję w programie. Rejestr pokaże także wszystkie wcześniej wprowadzone zmiany (wstecznie).
Zbiorczy rejestr zmian nie ma żadnych opcji, jest całkowicie automatyczny i bezobsługowy.
3. Moduł Przetargi wyposaża stronę BIP w dodatkową podstronę, na której można publikować przetargi. Funkcjonalność ta jest szczegółowo omówiona w innej części instrukcji.
4. Moduł Konkursy wyposaża stronę BIP w dodatkową podstronę, na której można publikować konkursy. Funkcjonalność ta jest szczegółowo omówiona w innej części instrukcji.
5. Moduł Zapytania Ofertowe wyposaża stronę BIP w dodatkową podstronę, na której można publikować treści na potrzeby postępowań prowadzonych w formie zapytania ofertowego, zgodnie z trybem przeznaczonym dla postępowań, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 tys. euro, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji. Funkcjonalność ta jest szczegółowo omówiona w innej części instrukcji.
6. Moduł Rejestr Umów wyposaża stronę BIP w dodatkową podstronę, na której można publikować wykaz umów o wartości powyżej 500 zł podelgających obowiązkowemu ujawnieniu. Funkcjonalność ta jest szczegółowo omówiona w innej części instrukcji.
Uwaga: każdy moduł można aktywować (dodać do strony podmiotowej), ale nie można go później deaktywować, ponieważ to co zostanie opublikowane w BIP musi być trwale dostępne.
Po aktywowaniu modułu dodatkowego w menu głównym programu pojawią się nowe pozycje umożliwiające dostęp do tego modułu. Funkcjonalność ta jest szczegółowo omówiona w innej części instrukcji.
Sitemap
Program umożliwia wygenerowanie pliku XML protokołu Sitemap. Aby nie obciążać serwera plik sitemap.xml NIE jest generowany automatycznie i po każdej zmianie struktury strony warto wygenerować go na nowo. Program informuje o dokładnej dacie i godzinie ostatniej aktualizacji tego pliku.
Jest to funkcjonalność, która nie jest wymagana przepisami dla stron podmiotowych BIP i nie jest dostępna w wersji bezpłatnej.
Użytkownicy
Program umożliwia dodawanie dwóch typów użytkowników, które różnią się stopniem uprawnień. Dodając nowego użytkownika należy podać jego imię i nazwisko, oraz e-mail (który jest także loginem) i hasło (to samo dwukrotnie, by uniknąć pomyłek). Od razu można określić czy użytkwnik ten ma mieć prawa administratora czy nie (redaktor) oraz czy konto ma być aktywne. Jeśli konto nie jest oznaczone jako aktywne nie będzie można zalogować się do programu.
Na wykazie użytkowników widać e-mail, imię oraz nazwisko, datę rejestracji oraz datę ostatniych zmian danych użytkownika. Można skasować konto, zdezaktywować lub aktywować poprzez kliknięcie ikony aktywności. Administratorzy oznaczeni są wykrzyknikiem. Ze względów bezpieczeństwa program uniemożliwia skasowanie własnego konta.
Od wersji 4.32 redaktora można uprawnić do używania modułów. Upoważnienie dotyczy wszystkich modułów jednocześnie i w każdej chwili może zostać wycofane. Redaktor nie może aktywować żadnego modułu i może korzystać tylko z aktywnych.
Aby aktywować dodatkowe uprawnienia do obsługi modułów należy kliknąć ikonę uprawnień. Po kliknięciu ikona zmieni się. Ponowne kliknięcie wyłączy uprawnienia.
Konfiguracja
W sekcji konfiguracja możliwe jest ustawienie nazwy serwisu / strony podmiotowej BIP. Ta nazwa będzie wyświetlać się osobom odwiedzającym stronę w pasku tytułu przeglądarki. Pod tą nazwą strona będzie indeksowana przez wyszukiwarki.
Główny e-mail (wpisany podczas instalacji) oraz adres (URL) strony są związane z licencją i nie są edytowalne.
Program umożliwia także edycję meta-tagów classification, description, keywords oraz author co może być przydatne przy SEO oraz SEM. Umożliwia też wybór szablonu, zmianę nazwy katalogu z panelem edycyjnym, która domyślnie brzmi "edytor". Ze względów bezpieczeństwa zmiana tej nazwy na jakąś inną jest silnie rekomendowana. Szczegółowy opis tej funkcji znajduje się w innym miejscu instrukcji.
W sekcji Konfiguracja można także określić / oznaczyć czy strona ma być wyposażona w tak zwane przyjazne linki oraz czy jest wyposażona w certyfikat SSL - czy pracuje na protokole http czy https.
Od wersji 4.13 opcjonalnie można włączyć prezentację statystyk w formie graficznej. A od 4.17 publikację ścieżki dostępowej BreadCrumbs i dodatkowego menu podstron na górze strony nadrzędnej. Dostępność tych funkcji zależy od wersji posiadanej licencji.
W wersji 4.20 wygląd został uproszczony i teraz dodatkowa sekcja ustawień globalnych meta-tagów jest domyślnie zwinięta.
Program umożliwia też podgląd dodatkowych danych rejestracyjnych, których znajomość jest zazwyczaj niepotrzebna.
Od wersji 4.27 dostępna jest funkcja ramki, w konfiguracji można ją włączyć i wyłączyć zależnie od potrzeb.
Od wersji 4.28 wygląd klawiszy wyboru opcji został zmieniony na czytelniejszy. A od wersji 4.33 program oferuje znacznie więcej opcji konfiguracyjnych, w tym edytowalne menu.
Po wprowadzeniu zmian należy je zatwierdzić klawiszem "zapisz".
BazaWiedzy
Program wyposażony jest w materiały do administratorów i redaktorów, tworzące poradnik / mini-kurs. Materiały te pierwotnie zostały przygotowane na potrzeby szkoleń prowadzonych dla administratorów i redaktorów BIP i są na bieżąco aktualizowane. Fukcja ta nie jest dostępna w wersji bezpłatnej.
Od wersji 4.33 w celu uporządkowania danych we wciąż rozbudowywanym panelu, do Bazy wiedzy zostały przeniesione: informacje na temat „Deklaracji Dostępności” oraz możliwości jej samodzielnego stworzenia (bez użycia wbudowanego w program generatora), informacje na temat obowiązkowej w BIP strony „Instrukcja korzystania z BIP” wraz z gotową przykładową treścią tej strony.
Licencja/Plan
W tej sekcji znajduje się informacja o aktualnie posiadanej licencji oraz opcje umożliwiające jej rozszerzenie.
Załączniki do stron
W zależności od wersji licencji program umożliwia dodawanie załączników (plików) do stron. Podczas wgrywania pliku na serwer otrzymuje on unikalną nazwę, ale nazwę wyświetlaną można zmieniać dowolnie także używając polskich znaków diakrytycznych, spacji czy znaków specjalnych.
Aby dodać załączniki należy kliknąć przycisk klawisz (dodaj). Na klawiszu tym od razu wyświetlona jest liczba aktualnie dodanych do tej strony załączników.
Jeśli zakres Twojej licencji nie obejmuje możliwości dodawania załączników – program o tym poinformuje.
Domyślnie publikacja załączników jest wyłączona. Aby ją włączyć należy kliknąć klawisz „Włącz publikację załączników”. Uwaga: opcji tej nie można wyłączyć ze względu na regulacje prawne dotyczące BIP.
Po włączeniu tej opcji program poinformuje o sukcesie operacji. Następnie należy kliknąć przycisk „dalej”.
Od tej pory możliwe jest dodawanie załączników do stron. Procedura ta jest identyczna jak w przypadku załączników / ogłoszeń do przetargów w Module Przetargowym.
Usunięte załączniki / ogłoszenia do przetargów i konkursów są archiwizowane i dostępne w Rejestrze Stron Usuniętych. Wszystkie załączniki są oczywiście także archiwizowane w kopii bezpieczeństwa, te usunięte także.
Załączniki na stronie są wyświetlane w porządku chronologicznym odwrotnym, czyli od najnowszego, najpóźniej dodanego. Kolejności tej nie można zmieniać.
Strony obowiązkowe
Program automatycznie instaluje obowiązkowe strony, które muszą znaleść się w BIP. Są to:
- Rejestr stron usuniętych
- Inne informacje
- Sytuacje kryzysowe
- Mapa strony
- Instrukcja korzystania z BIP
- Deklaracja Dostępności
Aby dodać załączniki należy kliknąć przycisk klawisz (dodaj). Na klawiszu tym od razu wyświetlona jest liczba aktualnie dodanych do tej strony załączników.
Rejestr stron usuniętych
Automatycznie gromadzi wszystkie usunięte z BIP strony. ponieważ zgodnie z przepisami muszą pozostać dostępne. Wyświetla też datę oraz powód usunięcia strony.Inne informacje
To strona, na której powinna znaleźć się instrukcja jak należy postąpić by uzyskać dostęp do informacji publicznej, której nie ma w BIP. Stronę tę należy szczegółowo uzupełnić samodzielnie.Sytuacje kryzysowe
Tu powinien się znaleźć precyzyjny opis jak zachować się i gdzie zgłosić w sytuacji kryzysowej. Gdzie jest i kto jest członkiem Zespołu Kryzysowego oraz jak się z nim skontaktować. Stronę tę należy szczegółowo uzupełnić samodzielnie.Podczas instalacji nowej kopii program doda ją automatycznie. Jeśli prowadzisz już BIP pamiętaj by dodać ją do swojej strony. I wypełnij odpowiednią treścią.
Mapa strony
Strona ta generowana jest automatycznie na bieżąco. Grupuje skróty do wszystkich podstron BIP.Instrukcja korzystania z BIP
Musi być na stronie. Od wersji 4.10 w panelu jest dostępny wzór, który wystarczy skopiować i wkleić zmieniając jedynie pewne szczegółowe informacje na temat instytucji.Stronę tę należy szczegółowo uzupełnić samodzielnie. Można skorzystać z gotowego rozwiązania. Instrukcja obejmuje wszystkie aspekty funkcjonowania strony podmiotowej.